AVIS DE CONFIDENTIALITÉ
1. INTRODUCTION
Chez Zolerna, nous nous engageons à protéger les informations personnelles, à respecter strictement les mandats légaux et à apprécier la confiance que nous accordent nos clients. Notre approche proactive combine les avancées technologiques et la conformité réglementaire, garantissant ainsi la confidentialité et l'intégrité de vos données.
En faisant appel à nos services, vous vous associez non seulement à une équipe qui respecte la législation, mais aussi à une équipe qui accorde une réelle valeur et une priorité au caractère sacré des données personnelles.
Aux fins du présent accord, le "site" désigne le site web de la Société, accessible à l'adresse www.zolernahr.com. Le terme "service" désigne les services de la société accessibles par l'intermédiaire du site. Les termes "nous", "notre" et "nos" désignent la Société. Le terme "vous" se réfère à vous, en tant qu'utilisateur de notre site ou de nos services. En accédant à notre site ou à nos services, vous acceptez notre politique de confidentialité et nos conditions d'utilisation, et vous consentez à ce que nous collections, stockions, utilisions et divulguions vos informations personnelles comme décrit dans la présente politique de confidentialité.
2. DÉFINITIONS
Données personnelles : Il s'agit de toute donnée relative à une personne physique qui permet de l'identifier, directement ou indirectement, à l'exclusion des coordonnées professionnelles utilisées à des fins commerciales.
Données personnelles sensibles: Il s'agit de catégories spécifiques de données à caractère personnel qui sont plus sensibles et nécessitent des niveaux de protection plus élevés, telles que les informations sur la santé, l'origine raciale ou ethnique et l'appartenance à un syndicat.
Traitement : Il s'agit d'opérations portant sur des données à caractère personnel, telles que le traitement des salaires, la gestion des mesures disciplinaires et des performances des employés, le traitement des plaintes pour harcèlement, la création de dossiers d'employés, la rédaction de documents de travail, les demandes d'indemnisation des accidents du travail, la gestion des assurances collectives, la gestion de l'épargne-retraite et bien d'autres encore.
Dans toutes ces opérations, nous adhérons aux normes les plus élevées en matière de protection des données et de la vie privée, en veillant à ce que les données à caractère personnel soient traitées de manière responsable et sûre, et dans le respect de toutes les exigences légales pertinentes.
Le consentement : Des fins claires, libres, éclairées et spécifiques sont nécessaires pour obtenir le consentement en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Il doit être demandé pour chacune de ces fins, dans un langage clair et simple. Dans le cas où la demande de consentement est faite par écrit, elle doit être présentée séparément de toute autre information donnée à la personne concernée. Une aide à la compréhension de la portée du consentement demandé sera fournie à la personne qui en fait la demande.
Le consentement d'un mineur de moins de 14 ans est donné par le titulaire de l'autorité parentale ou par le tuteur. Le consentement d'un mineur de 14 ans ou plus est donné par le mineur, par le titulaire de l'autorité parentale ou par le tuteur. Le consentement n'est valable que pour la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles il a été demandé. Le consentement qui n'est pas donné conformément à la présente loi est sans effet.
3. LA COLLECTE DE DONNÉES
Nous recueillons des informations personnelles, notamment des noms, des adresses, des antécédents professionnels, des compétences et des informations sur la rémunération, principalement par le biais d'interactions directes, de soumissions de clients, de plateformes numériques et de sources accessibles au public. Nous collectons des données personnelles sur la base des fondements juridiques suivants :
Le consentement: Lorsque vous avez clairement consenti à ce que nous traitions vos données à caractère personnel dans un but spécifique.
Nécessité contractuelle: Lorsque le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat que vous avez conclu avec nous, ou parce que vous nous avez demandé de prendre des mesures spécifiques avant de conclure un contrat.
Obligation légale: Lorsque le traitement est nécessaire pour nous conformer à la loi.
Nous recueillons généralement des informations personnelles qui comprennent, mais sans s'y limiter, les éléments suivants :
Informations personnelles de base : Il s'agit des noms, adresses, numéros de téléphone, adresses électroniques, numéros d'assurance sociale et dates de naissance.
Antécédents professionnels : Historique des emplois passés et actuels, y compris les titres et les descriptions des emplois, la durée des emplois et les motifs de départ.
Formation : Informations sur les qualifications académiques, les établissements fréquentés, les cours suivis et les éventuelles certifications professionnelles.
Aptitudes et compétences : Aptitudes spécifiques, langues parlées, compétences techniques et autres compétences pertinentes pour l'emploi.
Références : Coordonnées des références professionnelles et tout retour d'information ou commentaire qu'elles fournissent.
Détails de la rémunération : Informations sur les salaires actuels et passés, avantages, primes et autres données relatives à la rémunération.
Retour d'information et données sur les performances : Examens des performances, commentaires des superviseurs ou des collègues, et tout autre document relatif aux performances.
Dossiers de formation et de développement : Cours suivis, sessions de formation auxquelles on a participé, et tout retour d'information ou résultat de ces formations.
Préférences personnelles : Il peut s'agir de préférences en matière de travail, de styles de communication ou d'autres informations personnelles qui peuvent contribuer à la dynamique de l'équipe ou à l'adéquation avec l'organisation.
Documentation juridique : Il peut s'agir de permis de travail, de statuts de visa ou d'autres documents relatifs à l'éligibilité à l'emploi.
Données personnelles sensibles : Dans certains cas, et uniquement avec un consentement explicite, nous pouvons collecter des données personnelles sensibles telles que des informations sur la santé, l'origine raciale ou ethnique, ou l'appartenance à un syndicat. Cela se fait dans le respect des exigences légales et à des fins spécifiques et définies.
Méthodes de collecte des données : Nous collectons généralement des informations personnelles en utilisant les méthodes suivantes :
Lors de consultations, d'entretiens ou lorsque des personnes remplissent des formulaires ou des enquêtes.
Nos clients peuvent nous fournir des informations sur leurs employés ou candidats potentiels dans le cadre de notre mandat de conseil.
Les informations peuvent être collectées par le biais d'outils numériques ou de plateformes que nous utilisons, tels que des outils d'évaluation en ligne, des enquêtes ou des logiciels RH.
Nous pouvons recueillir des informations sur des plateformes publiques telles que LinkedIn, des sites d'offres d'emploi ou des sites web d'entreprises afin de mieux comprendre le parcours professionnel d'une personne.
Dans le cadre de la vérification des antécédents ou des références, nous pouvons recueillir des informations auprès de personnes de référence ou d'anciens employeurs.
Nous pouvons utiliser des technologies telles que des cookies ou des outils d'analyse sur notre site web ou nos plateformes numériques pour collecter des données relatives au comportement ou aux préférences des utilisateurs.
Au cours d'ateliers, de séances de formation ou d'activités de groupe, nous pouvons recueillir des commentaires, des évaluations ou d'autres données pertinentes.
des communications, des commentaires ou des réponses que nous recevons par courrier électronique ou par d'autres méthodes de communication électronique.
Nous nous engageons à veiller à ce que vos données personnelles restent exactes et complètes, adaptées à leur finalité, qu'il s'agisse de leur collecte, de leur utilisation ou de leur partage.
Nos services ne sont pas conçus pour les personnes de moins de 14 ans. Notre plateforme ne recueille pas intentionnellement d'informations auprès des personnes de moins de 14 ans et ne leur propose pas d'options d'inscription.
Si nous découvrons que nous avons recueilli par inadvertance les données personnelles d'une personne âgée de moins de 14 ans sans le consentement approprié de ses parents ou de son tuteur, nous supprimerons rapidement ces données. Si vous pensez que nous détenons de telles informations, veuillez nous contacter à l'adresse support@zolernahr.com.
Si vous craignez qu'un enfant de moins de 14 ans ait partagé des données personnelles avec nous, veuillez nous contacter en utilisant les informations figurant dans notre section "Contact" ou en nous envoyant un courrier électronique à l'adresse suivante : support@zolernahr.com.
4. UTILISATION DES INFORMATIONS PERSONNELLES
Nous utilisons les informations personnelles pour l'accueil des clients, l'évaluation des employés, le recrutement, la formation, l'analyse des rémunérations, le respect de la législation et le retour d'information des clients, afin de garantir l'efficacité des solutions RH.
Zolerna HR Consulting Services ne recueillera, n'utilisera et ne divulguera que les informations personnelles nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été recueillies. Nous recueillons des informations personnelles pour diverses raisons, telles que :
a) Intégration du client : Comprendre les besoins et les exigences spécifiques de nos clients, y compris les coordonnées, la structure organisationnelle et d'autres informations commerciales pertinentes.
b) Évaluations des employés : Collecte de données relatives aux performances, aux aptitudes, aux compétences et au retour d'information des employés afin de fournir des solutions complètes en matière de ressources humaines.
c) Services de recrutement : Collecte de curriculum vitae, de références, d'antécédents professionnels et d'autres données pertinentes pour aider les clients dans leurs processus d'embauche.
d) Formation et développement : Comprendre le niveau de formation, les compétences et les centres d'intérêt des employés afin de concevoir et de recommander des programmes de formation appropriés.
e) Analyse de la rémunération : Collecte de données sur les salaires des employés, les avantages sociaux et d'autres informations liées à la rémunération afin de fournir des recommandations de rémunération compétitives.
f) Enquêtes organisationnelles : Réalisation d'enquêtes pour comprendre la satisfaction des employés, la culture du lieu de travail et d'autres indicateurs de santé organisationnelle.
g) Respect de la législation : Collecte des informations nécessaires pour s'assurer que nos clients respectent les lois locales, provinciales et fédérales en matière d'emploi.
h) Rétroaction des clients : Recueillir les commentaires des clients afin d'améliorer nos services et nos offres.
i) Objectifs de communication : Coordonnées pour faciliter la communication entre Zolerna et ses clients.
j) Obligations contractuelles : Informations nécessaires pour remplir nos obligations contractuelles envers les clients, telles que les détails de la facturation et les accords de service.
5. PARTAGE ET DIVULGATION DES DONNÉES
Chez Zolerna HR Consulting Services, nous reconnaissons l'importance de préserver la confidentialité et la sécurité des informations personnelles que nous recueillons. Nous ne partageons les données personnelles avec des tiers que lorsque cela est nécessaire aux fins décrites dans la présente politique. Tous les tiers sont tenus de respecter les lois applicables en matière de protection de la vie privée et de mettre en œuvre de solides mesures de protection des données. Nous pouvons partager des données avec des catégories de tiers tels que des consultants, des sous-traitants et des autorités juridiques, tous liés par des accords de confidentialité :
Collaboration avec des consultants : Nous pouvons collaborer avec d'autres consultants pour fournir des solutions complètes en matière de ressources humaines. Dans ce cas, il se peut que nous partagions des données pertinentes avec ces consultants. Toutefois, tout consultant avec lequel nous partageons des informations a signé un accord de confidentialité strict avec nous, garantissant la protection et la confidentialité des données partagées.
Sous-traitants : Dans les cas où nous faisons appel à des sous-traitants pour nous aider à remplir nos mandats, il peut s'avérer nécessaire de partager des données spécifiques avec eux. Ces sous-traitants sont tenus de respecter les mêmes normes strictes que nous en matière de protection des données.
Obligations légales : Nous pouvons divulguer des informations personnelles si la loi l'exige ou en réponse à des procédures légales, à des demandes d'application de la loi ou pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de Zolerna HR Consulting Services, de nos clients ou du public.
Gestion du consentement: le consentement est obtenu par le biais d'accords explicites et éclairés, distincts des autres conditions générales. Nous vous demanderons votre consentement explicite pour chaque objectif spécifique dans un langage clair et simple. Pour les mineurs de moins de 14 ans, le consentement sera obtenu d'un parent ou d'un tuteur.
Consentement explicite : En dehors des scénarios susmentionnés, nous ne partagerons pas, ne vendrons pas et ne divulguerons pas d'informations personnelles sans avoir obtenu le consentement explicite de la personne ou de l'entité concernée.
Nous prenons toutes les précautions nécessaires pour garantir que toutes les données partagées le sont en toute sécurité et uniquement avec des parties qui s'engagent à en préserver la confidentialité et la sécurité.
6. CONSERVATION ET DESTRUCTION DES DONNÉES
Nous ne conservons les données à caractère personnel que pendant la durée nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels elles ont été collectées, ou pendant la durée prescrite par la loi. À l'expiration de la période de conservation, nous supprimons ou anonymisons les données en toute sécurité. Nos pratiques en matière de conservation des données sont guidées par les principes suivants :
Durée de conservation : Les informations personnelles ne sont conservées que pour la durée nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels elles ont été collectées ou en vertu d'obligations légales, réglementaires ou contractuelles. À l'expiration de cette période, les données sont supprimées en toute sécurité ou rendues anonymes.
Critères de détermination des périodes de conservation :
a) Finalité de la collecte : Le principal facteur déterminant la durée de conservation est l'objectif spécifique pour lequel les données ont été collectées. Par exemple, les données collectées dans le cadre de mandats liés à des projets peuvent être conservées jusqu'à l'achèvement du projet et toute période de suivi ultérieure.
b) Exigences légales et réglementaires : Certaines lois ou réglementations peuvent exiger que les données soient conservées pendant des périodes spécifiques. Nous respectons ces exigences avec diligence.
c) Obligations contractuelles : Les accords conclus avec des clients ou d'autres parties peuvent spécifier des périodes de conservation des données. Nous respectons ces conditions contractuelles.
d) Nécessité opérationnelle : Dans certains cas, les données peuvent être conservées pendant des périodes plus longues en raison de besoins opérationnels, tels que les relations permanentes avec les clients ou les références historiques.
e) Examen régulier : Nous procédons à des examens réguliers des données que nous détenons afin de déterminer leur pertinence et leur nécessité. Les données qui ne sont plus nécessaires et qui ne sont pas soumises à d'autres critères de conservation sont éliminées en toute sécurité.
Destruction sécurisée : Une fois que la période de conservation a expiré et que les données ne sont plus nécessaires, nous veillons à ce qu'elles soient supprimées en toute sécurité ou, le cas échéant, anonymisées, de sorte qu'elles ne puissent plus être liées à des personnes spécifiques. Nous utilisons des méthodes de destruction des données sécurisées telles que l'effacement numérique des données, l'effacement cryptographique, le déchiquetage physique et l'incinération afin de garantir que les données personnelles sont irréversiblement détruites et ne peuvent pas être reconstruites ou récupérées.
Nous examinons régulièrement nos méthodes de destruction des données afin de nous assurer qu'elles sont conformes aux normes réglementaires les plus récentes et aux meilleures pratiques. Cela permet de garantir que toutes les activités de destruction de données sont effectuées de manière sûre et efficace.
Nous tenons des registres détaillés de toutes les activités de destruction des données et nous révisons régulièrement nos processus pour garantir la conformité avec la loi 25 du Québec et d'autres réglementations pertinentes en matière de protection des données.
En adhérant à ces principes, nous nous assurons que les informations personnelles ne sont pas conservées indéfiniment et qu'elles ne le sont que pour des durées qui respectent à la fois la vie privée des personnes et nos exigences opérationnelles.
7. SÉCURITÉ DES DONNÉES
Afin de protéger votre sécurité, nous utilisons l'authentification à deux facteurs et le cryptage de navigateur le plus puissant qui soit. Toutes nos données sont stockées sur Microsoft OneDrive, ce qui garantit une solution de stockage en nuage robuste et sécurisée. Les données personnelles sont partagées exclusivement par le biais de liens sécurisés, ce qui garantit un accès contrôlé. Bien que nos employés aient accès aux données à des fins opérationnelles, ils sont liés par des accords de confidentialité stricts. Toute violation de cet accord entraînerait le licenciement de l'employé.
Bien que nous prenions toutes les précautions raisonnables pour garantir la sécurité des données des utilisateurs et leur protection, il subsiste toujours un risque de préjudice. L'Internet dans son ensemble est parfois peu sûr et nous ne pouvons donc pas garantir la sécurité des données des utilisateurs au-delà de ce qui est raisonnablement possible.
8. DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES
Nous reconnaissons et respectons les droits des personnes dont nous traitons les données personnelles. En tant que personne concernée, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :
Droit d'accès : Vous avez le droit de demander l'accès aux données à caractère personnel vous concernant que nous détenons. Cela inclut des informations sur la manière dont nous les traitons, les catégories de données que nous détenons et les destinataires ou catégories de destinataires auxquels les données ont été divulguées.
Droit de rectification : si vous estimez que les données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet sont inexactes ou incomplètes, vous avez le droit de demander que ces données soient corrigées ou modifiées.
Droit à l'effacement : Dans certaines circonstances, vous avez le droit de demander la suppression de vos données à caractère personnel. Ce droit est également connu sous le nom de "droit à l'oubli".
Droit d'opposition : Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à des fins spécifiques, en particulier si ce traitement est fondé sur nos intérêts légitimes ou à des fins de marketing direct.
Droit de retirer son consentement : Si notre traitement est fondé sur votre consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment. Toutefois, cela n'affectera pas la légalité de tout traitement effectué avant que vous ne retiriez votre consentement.
Procédure d'exercice de ces droits :
Présentation d'une demande : Pour exercer l'un des droits susmentionnés, veuillez soumettre une demande écrite à notre délégué à la protection des données. Veillez à fournir suffisamment d'informations pour nous permettre de vous identifier et de comprendre la nature de votre demande.
Vérification : Pour des raisons de sécurité, nous pouvons vous demander des informations supplémentaires pour vérifier votre identité avant de traiter votre demande.
Délai de réponse : nous nous efforçons de répondre à toutes les demandes valables dans un délai d'un mois. Toutefois, ce délai peut être plus long si la demande est particulièrement complexe ou si vous avez fait plusieurs demandes. Dans ce cas, nous vous en informerons et vous tiendrons au courant.
9. LIENS ET SERVICES DE TIERS
Nous nous efforçons de fournir des solutions et des ressources complètes à nos clients et utilisateurs. Dans le cadre de cet engagement, notre site web, nos documents ou nos communications peuvent contenir des liens vers des sites web, des produits ou des services de tiers ou des recommandations à leur sujet. Nous souhaitons apporter les précisions suivantes concernant ces références à des tiers :
Clause de non-responsabilité : Bien que nous puissions fournir des liens ou des recommandations pour des sites web ou des services de tiers, il est essentiel de comprendre que ces entités tierces opèrent indépendamment de Zolerna HR Consulting Services. Nous n'avons aucun contrôle sur leur contenu, leurs produits, leurs services ou leurs pratiques en matière de confidentialité. Par conséquent, toute interaction ou engagement que vous avez avec ces tiers est strictement entre vous et le tiers concerné, et Zolerna HR Consulting Services n'est pas responsable des pertes, dommages ou problèmes découlant de ces interactions.
Examiner les politiques de confidentialité des tiers : Nous vous encourageons vivement à consulter les politiques de confidentialité et les conditions d'utilisation de tout site web ou service tiers que vous visitez ou avec lequel vous vous engagez. Cela vous permettra de comprendre clairement comment ces entités collectent, utilisent et protègent vos informations personnelles.
Diligence raisonnable : Bien que nous nous efforcions de ne recommander que des services de tiers réputés, il est toujours bon de faire preuve de diligence raisonnable avant de s'engager avec une entité tierce ou d'utiliser ses services.
10. COOKIES ET SUIVI
Un cookie est un petit fichier stocké sur le disque dur de l'utilisateur par un site web. Il a pour but de collecter des données relatives aux habitudes de navigation de l'utilisateur. Vous pouvez choisir d'être averti à chaque fois qu'un cookie est transmis. Vous pouvez également choisir de désactiver entièrement les cookies dans votre navigateur Internet, mais cela peut diminuer la qualité de votre expérience utilisateur. Nous utilisons les types de cookies suivants sur notre site :
Les cookies analytiques : Les cookies analytiques nous permettent d'améliorer la conception et la fonctionnalité de notre site en collectant des données sur la manière dont vous accédez à notre site, par exemple des données sur le contenu auquel vous accédez, la durée de votre visite sur notre site, etc.
11. MODIFICATIONS DE LA POLITIQUE
La présente politique de protection de la vie privée peut être modifiée de temps à autre afin de rester conforme à la loi et de refléter toute modification apportée à notre processus de collecte de données. Lorsque nous modifions la présente politique de confidentialité, nous mettons à jour la "date d'entrée en vigueur" en haut de la présente politique de confidentialité. Nous recommandons à nos utilisateurs de consulter régulièrement notre politique de protection de la vie privée afin de s'assurer qu'ils sont informés de toute mise à jour. Le cas échéant, nous pouvons informer les utilisateurs par courrier électronique des modifications apportées à la présente politique de confidentialité.
12. COORDONNÉES
Si vous avez des questions, des préoccupations ou des plaintes, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données :
Elissa Shorrock, CRHA
Fondatrice et consultante principale en ressources humaines
Par courriel : elissa.shorrock@zolernahr.com
Par téléphone : (514) 944-5448
Mise à jour le 30 mai 2024